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Pourquoi chaque réunion devrait être facultative

"Vous dites de rendre chaque réunion facultative. C'est provocant, mais est-ce pratique? Comment cela fonctionnerait-il? Quelqu'un fait-il cela?"

Andy Kaufman, l'hôte du podcast People and Projects, a évoqué le changeur de jeu que les dirigeants trouvent le plus invraisemblable: rendre les réunions facultatives.

Cela ressemble à une politique radicale, mais quand on regarde de plus près, on s'aperçoit que c'est une évidence. Voici pourquoi.

1. Rendre les réunions facultatives élimine les excuses.

Personne n'aime leur temps perdu dans une réunion inutile. Nous détestons également être assis à côté de quelqu'un qui vérifie son courrier électronique, levant les yeux au ciel, et le vampire aspirant toute l'énergie de la pièce.

En réalité, nous sommes tous des adultes et personne ne peut vous forcer à assister à une réunion que vous considérez comme une perte de temps. Vraiment, toutes les réunions sont déjà facultatives, mais cela n’est pas le cas.

En créant une politique d'entreprise explicite stipulant que toutes les réunions sont facultatives, vous éliminez les excuses. Il n'y a plus aucune excuse pour s'asseoir dans une réunion pour faire un autre travail. Si ce travail est plus important que la réunion, allez le faire! La politique indique clairement que chaque personne est responsable de bien utiliser son temps.

2. Rendre les réunions facultatives oblige les dirigeants à bien comprendre la valeur.

Lorsque personne ne doit assister à votre réunion, et lorsque n'importe qui peut partir s'il réalise que ce n'est pas une bonne utilisation de son temps, les responsables de réunion doivent apprendre à faire valoir la valeur de chaque réunion dans l'invitation. Une politique de réunions facultatives oblige les dirigeants à réfléchir à la raison pour laquelle la réunion est nécessaire, à qui tirerait le meilleur parti de sa participation et aux résultats qui devraient en découler.

Cette clarté est nécessaire pour toute réunion décente, mais les dirigeants occupés sautent souvent ce travail quand ils savent que les gens se présenteront quand même. Supprimez l'hypothèse selon laquelle d'autres personnes participeront à une réunion moche et supprimez les réunions moche.

3. Rendre les réunions facultatives soutient vos valeurs fondamentales.

Par exemple, dans notre entreprise, nous accordons une grande importance au service et au bien-être. Nos réunions étant toutes facultatives, notre équipe sait qu'elles sont censées aider nos clients et prendre soin de elles-mêmes, même si cela implique d'arriver en retard ou de rater une réunion.

En rendant les réunions facultatives, les organisations indiquent clairement que la réunion n'est pas le problème. Cette politique indique aux employés que si vous avez le choix entre vivre vos valeurs ou une réunion, vous voulez que les valeurs gagnent à chaque fois.

4. Rendre les réunions facultatives fait de la performance des réunions une partie intégrante de la performance.

Une stratégie de réunions facultative n'implique pas que les réunions n'ont aucune valeur. Au contraire, les réunions sont l’un des outils les plus puissants dont nous disposons pour définir les orientations, créer un alignement, résoudre des problèmes et créer une dynamique.

Au lieu de cela, cette politique rend chaque personne responsable de rendre le temps de réunion utile. Si les dirigeants ne parviennent pas à organiser des réunions intéressantes et que leurs équipes se désengagent, cela aura un impact absolu sur les performances. Si un membre de l'équipe décide de ne pas participer à toutes les réunions et ne fournit donc pas d'idées, de solutions et d'informations au groupe, sa valeur pour l'organisation diminue considérablement.

Les deux types d'échec de performance sont fréquents dans les entreprises sans cette politique. Les dirigeants omettent régulièrement de rendre les réunions utiles et les employés omettent régulièrement de contribuer, mais nous l'acceptons parce que nous supposons que "les réunions sont nuls". Balivernes!

Lorsque vous rendez les réunions facultatives, vous avez maintenant un moyen clair de parler et d’attendre des performances qui créent de la valeur pour tous. Pas d'excuses!

5. Rendre les réunions facultatives encourage une excellente tenue des dossiers.

Récemment, j'ai travaillé avec une entreprise qui luttait pour trouver un équilibre entre son désir d'inclusion (ce qui encourageait tout le monde à assister à chaque réunion) et son besoin de réunions productives.
Les dirigeants souhaitaient désespérément des réunions plus ciblées afin de pouvoir prendre des décisions, mais ils ne voulaient refuser personne. Les employés souhaitaient rester informés mais se sentaient frustrés lorsqu'ils se retrouvaient dans des réunions sans impact sur leur travail et auxquels ils ne pouvaient pas participer.

Rendre les réunions explicitement optionnelles était la première étape pour changer cette culture. Cela a permis aux employés qui se sentaient obligés d’assister à des réunions de ne pas tirer d’essayage.
La deuxième étape consistait à s'assurer à l'avance que chaque réunion avait un objectif clairement défini, afin que les personnes puissent voir lesquelles étaient directement pertinentes pour elles.

De manière plus critique, des notes ont ensuite été publiées pour chaque réunion afin que tout le monde puisse voir les points clés, les décisions prises et les étapes suivantes.

Cela a pris du temps, mais cela a fonctionné. Tous les membres de l'entreprise peuvent désormais voir à l'avance quelles réunions leur importent et choisir d'assister uniquement aux réunions où ils ont un rôle actif à jouer. Et, sachant qu'ils verront les notes par la suite, les gens pourront sauter des réunions tout en restant informés.

6. Rendre les réunions optionnelles signifie que vous obtiendrez de meilleures réunions plus petites. Et moins d'entre eux.

Rassemblez tout et les organisations obtiennent un impact dramatique de cette simple politique. Comme pour toute nouvelle politique, les dirigeants doivent la répéter plusieurs fois et se retirer des réunions avant que les autres n'y croient. Une fois que votre équipe a constaté que vous modélisez cette politique dans la pratique, attendez-vous à voir des changements rapides.

En tant que dirigeant d'entreprise, je sais qu'en rendant les réunions facultatives, nous aidons nos employés à faire plus facilement des choix judicieux quant au moment et à la manière dont ils se rencontrent. Une politique comme celle-ci qui aboutit à des réunions plus petites, de meilleures réunions, et moins d’entre elles n’est pas provocante. C'est une bonne affaire.

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