ENTREPRENEURS

Les réunions virtuelles sont là pour rester. Voici comment vous améliorer

En tant que coach en stratégie commerciale et en leadership, je passe beaucoup de temps avec les équipes à définir et à définir des priorités et des objectifs. Je consacre la majeure partie de mon temps à des réunions: à animer des conversations, à cerner les causes profondes et à examiner différents points de vue sur les domaines dans lesquels une entreprise doit se concentrer et sur les priorités.

Ce travail est assez dur en personne, gérer des personnalités contradictoires, des opinions divergentes et des objectifs mal alignés est une partie essentielle de mon travail. Écouter ce qui se dit tout en surveillant le langage corporel et des signaux non verbaux me met au courant des problèmes critiques à résoudre.

Au fil des ans, j'ai travaillé avec de plus en plus d'entreprises qui ont distribué des équipes de direction. En conséquence, je fais davantage de mon travail par vidéo et je dois adapter mon processus et mon flux à un format de réunion en ligne. Et même si se rencontrer virtuellement n’est pas la même chose qu’en personne, vous pouvez toujours créer une expérience puissante et productive. En fait, les réunions virtuelles peuvent présenter certains avantages si vous utilisez le format.

Voici sept principes clés que j'utilise avec mes équipes virtuelles lorsque nous organisons des réunions en ligne. Que vous ayez une discussion rapide de 15 minutes à rattraper ou une session d’une journée à développer une stratégie, ces discussions vous aideront à faire plus de travail en moins de temps.

1. Acceptez le fait que les réunions virtuelles sont différentes.

L'astuce consiste à accepter qu'une réunion en ligne ne sera pas la même chose qu'une réunion en personne. Et une fois que vous avez abandonné cette attente, vous pouvez commencer à appliquer des stratégies de réunion virtuelle plus efficaces.

2. Limite d'une personne par connexion.

L'une de mes règles strictes est que chaque personne participant à la réunion doit disposer de son propre identifiant, écran et caméra. Lorsque deux personnes ou plus essaient de partager un ordinateur, la qualité du son et de la vidéo diminue considérablement. Il est également difficile d’utiliser les fonctionnalités de "salle de travail" qui figurent maintenant sur de nombreux outils de réunion en ligne. Je veux un visage par login et un son et une vidéo de qualité.

3. Utilisez deux écrans.

J'encourage tous les participants à mes réunions à disposer de deux écrans ou même de deux appareils. L'une concerne l'outil de réunion vidéo, l'autre les documents de collaboration sur lesquels nous travaillons. La commutation entre les deux déconnecte les membres de l'équipe. Je veux que tout le monde puisse voir à la fois les autres personnes et le document.

4. Exploitez les documents collaboratifs.

Bien que de nombreuses applications d'appels vidéo disposent d'outils de partage d'écran permettant à quiconque de partager un document, cela ne permet pas vraiment la collaboration. Au lieu de cela, j'aime utiliser un document virtuel auquel tout le monde peut accéder et éditer en même temps. Un document virtuel tel que Google Docs permet que cela se produise. Et bien que vous ayez besoin de facilitation et de structure pour éviter le chaos, cela rend la réunion beaucoup plus collaborative.

5. Faites attention aux indices visuels.

J'encourage tout le monde à utiliser la "vue galerie" pour la réunion vidéo afin de pouvoir voir tout le monde en même temps. De cette façon, nous pouvons tous voir les réactions des gens et les signaux non verbaux pendant que nous travaillons. Un regard interrogateur sur le visage de quelqu'un ou une levée de la main peut inciter le facilitateur à faire marche arrière et à s'assurer que les personnes suivent.

6. Investissez dans une bonne technologie.

Une fois que vous avez pris en compte le temps facturable de chacun, les réunions peuvent coûter des milliers de dollars à une entreprise. Ainsi, lorsque vous rencontrez des retards ou des interruptions en raison de problèmes technologiques et de mauvaises connexions, les coûts peuvent rapidement augmenter. Il n'y a aucune excuse pour ne pas investir dans un matériel, des logiciels et une bande passante de qualité, afin que tout fonctionne sans heurts.

7. Demandez à quelqu'un de faciliter

Une fois qu'une réunion a plus que quelques personnes, il est essentiel d'avoir un facilitateur capable de fixer des règles de base et de maintenir l'ordre du jour. Cela peut déjà être quelqu'un de la réunion; Cependant, il est préférable d'avoir quelqu'un qui n'est pas un participant afin qu'il puisse vraiment se concentrer sur la gestion de la réunion.

Bien que le niveau d'interaction et de collaboration des réunions en personne ne puisse jamais être dupliqué par des réunions virtuelles, si vous suivez ces conseils, vous constaterez qu'elles peuvent toujours être extrêmement efficaces et productives. Et pour les équipes distantes et distribuées, elles sont indispensables si vous souhaitez créer une excellence organisationnelle.

Les opinions exprimées ici par les chroniqueurs d’Inc.com sont les leurs, pas celles d’Inc.com.

Tags

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Close
Close