ENTREPRENEURS

Les réunions grandes et désordonnées sont-elles une bonne idée? Oui mais . . . Faites-le pour réussir

David Komlos et David Benjamin ont récemment écrit un essai passionné dans le Wall Street Journal pour défendre de longues réunions d'improvisation non structurées.

«Après s'être assis dans trop de réunions qui font perdre du temps, la plupart des chefs d'entreprise ont décidé que les meilleures réunions étaient courtes, petites et étroitement ciblées: pas plus de 30 minutes, n'invitez pas trop de gens, établissez un ordre du jour», Komlos et Benjamin écrit.

"Mais toutes les réunions ne sont pas créées égales. Il existe un certain type de réunion qui doit absolument être long, grand et sans ordre du jour, et si vous le concevez autrement, vous saboterez votre résultat."

Ma réponse: "Eh bien, en quelque sorte." En tant que personne qui organise et anime de grandes réunions dans le cadre de mon travail, lorsque je tente de résoudre un problème difficile, je conviens que la meilleure approche est de tenir une longue réunion impliquant de nombreuses personnes de différentes disciplines.

Mais - vous saviez qu'il devait y avoir un «mais» - je ne suis pas d'accord avec Komlos et Benjamin sur un point important: ils croient que vous ne devriez pas établir un programme. Komlos et Benjamin sont anti-agenda parce qu'ils pensent que cela "déplace la dynamique de la planification de la réunion à la fixation de son résultat. Un agenda préétabli limite la réflexion et prédétermine les résultats"

Au lieu de cela, les auteurs disent que vous devriez "prendre les 10% de votre temps ensemble pour créer l'agenda, avec tout le monde présent. Laissez-les réfléchir à ce qu'ils pensent important."

Veuillez ne pas essayer cela à la maison (ou surtout au bureau) lorsque vous organisez une grande réunion. Komlos et Benjamin peuvent être des organisateurs de réunions si expérimentés qu'ils peuvent improviser un grand rassemblement de dizaines de participants.

Voici comment vous assurer que votre grande réunion en désordre est un succès:

1. Élaborez quelques objectifs clairs et ciblés. Articulez une déclaration de mise au point qui définit ce que vous voulez accomplir. Soyez précis: si votre énoncé de mise au point est trop général ou ambigu, les gens ne sauront pas par où commencer.

Une fois que vous avez rédigé les objectifs, obtenez l'accord de vos principales parties prenantes que vos résultats sont sur la bonne voie. Et partagez vos objectifs avec tous les participants pour que tout le monde sache ce que vous essayez d'accomplir.

2. Créez votre plan de facilitation.C'est l'étape qui me prend le plus de temps, car je réfléchis bien à la façon dont la session se déroulera, du calendrier aux activités en passant par les pauses. Je ne partage pas le plan détaillé avec les participants; Je leur donne juste un aperçu de la façon dont nous passerons notre temps ensemble.

Voici quelques points à retenir lors de l'élaboration de votre plan:

  • Réservez un temps raisonnable, de deux heures à toute la journée. Ne sous-estimez pas le temps dont vous aurez besoin - vous générerez de meilleures idées si vous donnez aux gens une chance de se réchauffer et de ne pas les précipiter.
  • Utilisez un brise-glace pour créer de l'énergie ou commencez directement en encourageant les idées préliminaires du groupe. Une excellente façon de commencer est de demander pourquoi: "Pourquoi est-il important de résoudre ce problème?" "Pourquoi nos clients recherchent-ils quelque chose de nouveau?" "Pourquoi devrions-nous créer une version améliorée de ce projet?"
  • Pensez à utiliser des «démarreurs d'idées» pour faire couler les jus créatifs. Selon le sujet, il peut s'agir de jouets, de jeux, de produits concurrents, de photos du public cible, etc. N'oubliez pas que les visuels ou les objets tangibles sont plus stimulants que les concepts abstraits.
  • Posez des questions qui aident les participants à regarder et à émettre d'un point de vue différent comme "Si l'argent n'était pas un objet, comment pourrions-nous résoudre ce problème?" et "Quel petit changement ferait une grande différence?"

3. Sélectionnez les participants. Invitez un groupe diversifié de personnes ayant des points de vue différents sur le sujet, y compris certains qui connaissent très bien le sujet et d'autres qui ne le sont pas. (Les personnes qui ne connaissent rien à votre projet apporteront une nouvelle perspective.)

Si vous craignez que les gens ne se sentent étouffés, n'invitez pas de "poids lourds", de hauts dirigeants ou d'autres personnes trop influentes qui pourraient dominer la session.

4. Préparez-vous. Une fois que vous avez sélectionné les participants, envoyez-leur une invitation spécifiant l'énoncé de discussion de la session (voir l'étape 1) ainsi que l'heure et la date de la réunion. Vous pouvez également joindre des informations de base pertinentes pour encourager les participants à commencer à réfléchir au sujet - mais ne vous attendez pas à ce que tout le monde fasse les «devoirs».

Sélectionnez un emplacement propice à l'expression créative; idéalement, un endroit exempt d'interruptions et de bruit.

Récupérez des outils. Vous aurez besoin de marqueurs, de tableaux à feuilles mobiles et de ruban adhésif ou d'épingles pour apposer les idées que vous générez sur des murs ou des chevalets.

5. Facilitez. Voici où le plaisir commence. Toute votre préparation vous donnera la certitude que vous pouvez garder les participants sur la bonne voie - mais soyez prêt à pivoter et à vous plier lorsque les personnes dans la salle agissent de manière inattendue. Après tout, même le meilleur plan ne survit pas au contact avec l'ennemi.

Mon approche consiste à trouver le bon équilibre pour maintenir la réunion sur la bonne voie et laisser les participants se promener et errer. Je ne veux jamais étouffer les idées ou la créativité, mais je ne veux pas non plus que la réunion devienne incontrôlable.

Les réunions grandes et désordonnées sont géniales - tant qu'elles ne deviennent pas trop désordonnées. En préparant le terrain à l'avance, vous pouvez vous assurer que votre prochaine session est réussie.

Les opinions exprimées ici par les chroniqueurs d'Inc.com sont les leurs, et non celles d'Inc.com.

Tags

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Close
Close