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Le travailleur moyen consacre 51% de chaque journée de travail à ces 3 tâches inutiles

Il existe des milliers de livres sur la gestion du temps et des milliers d’autres sur l’équilibre travail-vie personnelle, mais presque tous mordillent au bord des problèmes ou prétendent qu’ils n’existent pas. Voici donc le problème: la plupart des gens sont stressés par le temps qu'ils perdent plus de la moitié de chaque journée de travail à des tâches qui leur font perdre du temps.

Voici les coupables et quelques solutions simples pour récupérer le temps que vous êtes autrement destiné à perdre.

1. Déplacements inutiles (13%)

En 2018 (la dernière année mesurée), le trajet aller simple moyen de se rendre au travail est de 27 minutes, soit près de six minutes de plus qu’en 1980, selon le US Census Bureau. Et ce n'est que la moyenne, ce qui signifie que certains d'entre nous dépensent beaucoup plus que cela. (J'ai connu des personnes effectuant un trajet de trois heures - un aller simple.)

Supposons que vous ayez un trajet quotidien de longueur moyenne. À la retraite, vous aurez passé environ 5,6 années au volant, soit environ 13% du temps que vous vous êtes engagé à travailler.

Bien que certains travaux (tels que l'entretien des équipements) nécessitent la présence d'un employé sur le site, presque tous les travaux de bureau peuvent être effectués à partir d'un bureau à domicile. Par conséquent, dans presque tous les cas, le temps passé à se rendre à un travail de bureau est perdu.

2. Réunions inutiles (16%)

Au moment où le travailleur moyen prend sa retraite, il aura passé au moins 7 ans en réunions inutiles, ce qui représente environ 16% du temps que vous passerez au travail au cours de votre vie.

3. Courriels inutiles (23%)

Selon une étude citée dans Forbes, un employé de bureau passe en moyenne 2,5 heures par jour à lire et à répondre à 200 emails en moyenne, dont environ 144 (principalement des CC et des BCC) ne sont pas pertinents pour leur travail.

Étant donné qu'un employé de bureau moyen consacre 2,5 heures par jour à la messagerie électronique, environ 1,8 heures sont consacrées à ces courriels non pertinents, ce qui représente 10 années passées à rédiger des courriels inutiles, ce qui représenterait 23% d'une carrière de 45 ans.

Additionnez ces trois énormes gaspilleurs de temps et il en résulte environ 51% de votre vie active. Pensez-y pour la seconde. Combien plus pourriez-vous accomplir si vous étiez deux fois plus productif? A quel point votre vie deviendrait meilleure si vous aviez toujours beaucoup de temps?

Heureusement, ces trois énormes problèmes de gestion du temps ont des solutions assez simples:

1. Mettre en œuvre le travail à domicile dans toute l'entreprise.

Bien que certains travaux (tels que la maintenance de l'équipement) doivent être effectués sur site, la plupart des travaux de bureau peuvent être réalisés à distance. En effet, plusieurs études ont montré que les employés de bureau distants sont beaucoup plus productifs que les employés sur site, sans même compter le temps passé en eux-mêmes.

Bien entendu, la mise en œuvre du travail à domicile à l'échelle de l'entreprise signifierait que la gestion devrait être plus agile. Cela signifie également que les cadres supérieurs doivent admettre que leur tout nouveau bureau à aires ouvertes était une idée idiote. Cependant, les patrons intelligents ne dépensent pas leur argent après le mal, il est donc temps de se mordre la balle.

2. Créez une culture de rencontre efficace.

Une partie de ce problème est résolue simplement en mettant en œuvre le travail à domicile, car les travailleurs distants ont moins de réunions. De plus, il existe des politiques spécifiques qui réduisent ou éliminent les réunions improductives:

  1. Pas de réunion sans agenda.
  2. Pas de "mises à jour d'état" pendant lesquelles vous "faites le tour de la pièce".
  3. Aucune réunion de plus de 30 minutes.
  4. Quittez une réunion dès que vous réalisez que vous n’ajoutez pas de valeur.
  5. Remplacez les PowerPoints par une lecture en groupe d’un document d’information.

3. Limitez votre système de messagerie.

Voici quelques approches que j'ai vues au fil des ans:

  1. Désactivez le courrier électronique pendant les heures de pointe.
  2. Limitez le nombre de courriels qu'un employé peut envoyer chaque jour.
  3. Découragez CC, BCC et Reply All.
  4. Découragez les comportements semblables à ceux de Sisyphe, comme essayer d’atteindre la "Boîte de réception zéro"

Voici une idée: Personnalisez le client de messagerie de l’ensemble de la société de sorte qu’il soit impossible de fermer un courrier électronique interne tant que vous n’aurez pas évalué son utilité pour vous et votre travail.

Suivez ces évaluations et vous verrez rapidement qui perd le temps des autres utilisateurs avec des courriels inutiles. Puis ajustez leur rémunération en conséquence (jusqu’à 0 $, le cas échéant).

Les opinions exprimées ici par les chroniqueurs d’Inc.com sont les leurs, pas celles d’Inc.com.

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