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Inbox Zero est une perte de temps. Faites ces 6 choses à la place.

Ma boîte de réception contient actuellement 93 courriels, dont 15 non lus. Combien en avez-vous?

Au cours des dernières années, Inbox Zero est devenu une technique populaire de gestion du temps. Développé par Merlin Mann, Inbox Zero recommande de garder votre boîte de réception électronique vide en tout temps. Les avocats de Inbox Zero se vantent d'être supérieurs au reste d'entre nous. Comme ils sont capables de conserver une boîte de réception vide, ils ont réussi à dégager leur cerveau et peuvent mieux se concentrer sur l'essentiel.

Cela me rend fou. Inbox Zero est une perte de temps totale. Je me considère comme un expert dans une poignée de choses dans ce monde, et la gestion du temps en fait partie. Avoir une boîte de réception actuelle et minimale est certes utile, mais le fait de m'assurer que ma boîte de réception est égale à zéro par jour est une perte de temps et une source de distraction.

Voici cinq techniques de gestion du temps que je choisirais chaque jour de la semaine dans Inbox Zero:

1. Boomerang

Boomerang est une extension de Gmail. C'est le meilleur outil de gestion du temps que j'ai découvert au cours de ma carrière professionnelle. Si vous attendez une réponse d'un email que vous envoyez, vous pouvez choisir de laisser cet email apparaître en haut de votre boîte de réception à une date et une heure ultérieures de votre choix, si vous n'avez pas reçu de réponse à ce moment-là. Vous pouvez également composer un email à tout moment de la journée et l'envoyer ultérieurement. J'écrirai souvent des courriels à 23 heures ou à 6 heures du matin et utiliserai Boomerang pour qu'ils soient envoyés pendant les heures de travail, afin de ne pas déranger mes coéquipiers.

2. Trello

Trello est un outil de gestion de tâches gratuit, disponible sur le Web et sur le mobile. Trello vous permet de hiérarchiser les tâches et de former différentes listes. Vous pouvez avoir une liste "À faire aujourd'hui", une liste "Appels à faire", etc. Les options sont infinies.

Vous pouvez même transférer n'importe quel email à Trello. Dans un tableau Trello, cliquez sur "Afficher le menu", sur "Plus", puis sur "Paramètres de messagerie vers carte". Vous trouverez une adresse email unique. Envoyez tous les courriels à cette adresse électronique et ils seront ajoutés à votre tableau Trello.

Ceci est très utile pour tous les courriels qui sont en réalité des tâches à effectuer et qui ne sont pas nécessairement sensibles au facteur temps, mais que vous souhaitez aborder à un moment donné.

3. Filtres de messagerie et désabonnement

Les deux servent le même objectif - ignore la boîte de réception. Se désabonner des listes de courrier électronique prend du temps, mais c'est un gain de temps considérable et un investissement rentable. Pour les e-mails que vous souhaitez recevoir mais que vous n'avez pas besoin de lire, tels que des bons de réduction dans vos magasins et listes de diffusion préférés, configurez un filtre de filtrage pour ignorer votre boîte de réception et accéder directement à une étiquette.

J'ai une étiquette appelée "Remises et offres". De cette façon, chaque fois que je suis sur le marché avec un rabais, je vais simplement dans ce dossier et voir ce qui est disponible.

4. Liste des trois meilleurs

Lire les e-mails au fur et à mesure est totalement arbitraire et réactif - le contraire de priorisé et de proactif.

Au lieu d’être menotté à votre courrier électronique toute la journée, dressez chaque matin une liste des trois tâches les plus importantes et des trois tâches les plus personnelles que vous souhaitez mener à bien d’ici la fin de la journée. Je garde mes trois premières listes à Trello. Le papier fonctionne également, de même que tout autre endroit où vous choisissez de conserver la liste. Les tâches doivent être assez petites pour être terminées.

Si vous devez rédiger une évaluation des performances et qu’elle est attendue dans une semaine, la tâche la plus importante pourrait consister à y consacrer 30 minutes aujourd’hui.

5. Désactiver TOUTES les notifications par courrier électronique.

Vous savez qui vous êtes - si vous ne pouvez pas tenir une conversation sans consulter votre téléphone ou regarder la télévision, promettez-moi, prenez 10 minutes aujourd'hui et désactivez les notifications.

Je crois qu'il devrait y avoir aucune notification sur les ordinateurs portables et uniquement des notifications par message texte sur les téléphones. Ouvrir constamment un courrier électronique uniquement pour répondre immédiatement ou le retirer de votre boîte de réception, même si vous allez utiliser Boomerang pour le reporter à un autre jour, nécessite un changement de tâche ininterrompu.

La recherche a prouvé que le multitâche était inefficace, et ceux d'entre nous qui peuvent se concentrer sur une tâche ont un avantage énorme. Si vous ne parvenez pas à désactiver toutes les notifications, désactivez-en autant que vous le pouvez.

6. Dites non

Et enfin, si tout le reste échoue, dites simplement non. C'est un mythe que vous devez répondre à toutes les demandes.

Ne soyez pas impoli et fantomatique, mais si vous avez une tâche qui semble ne jamais être assez importante pour le faire cette semaine, dites à la personne que vous ne pouvez pas l'aider. Ou trouvez un moyen de les aider qui prend cinq minutes ou moins de votre temps. Et, si vous connaissez quelqu'un qui pourrait apprécier la possibilité de faire la tâche, voyez si vous pouvez collaborer et impliquer d'autres personnes pour prendre en charge le travail.

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