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Comment rédiger de super procès-verbaux pour que rien ne se perde dans la traduction

Écrire les procès-verbaux de la réunion peut sembler une tâche décourageante au début. Un groupe de personnes parle de nombreux sujets en un temps très court.

Votre travail consiste à décider de ce qui est le plus important et à l’enregistrer de manière à ce que tout le monde puisse en prendre connaissance plus tard.

Les comptes rendus de réunion sont utiles pour plusieurs raisons. Ils peuvent être essentiels pour que les membres de l'équipe restent responsables. Ils sont utilisés pour informer ceux qui n'étaient pas présents à la réunion. Ils constituent un historique pour que les idées et les décisions ne soient pas oubliées.

Garder les procès-verbaux de vos réunions peut être stressant, mais ils peuvent être inestimables. Les membres de votre équipe vous seront extrêmement reconnaissants lorsque vous pourrez sortir vos comptes rendus de réunion pour leur rappeler des tâches importantes et répondre à des questions oubliées.

Les conseils suivants vous aideront à créer des comptes rendus de réunion efficaces. Même si vous aviez de l'expérience quelques minutes auparavant, vous trouverez peut-être quelque chose qui vous rendra plus efficace:

1. Sachez de quoi la réunion sera faite avant

Celui qui est en charge de la réunion devrait avoir un ordre du jour préparé pour que vous puissiez l'examiner avant le début de la réunion. Vous pouvez utiliser cet agenda pour préparer votre organisation de notes, dont vous serez très reconnaissant par la suite.

Pour organiser vos notes, il sera utile de créer un modèle que vous pourrez remplir rapidement lors de la réunion.

Si vous n’avez pas d’ordre du jour, peut-être que cette tâche vous incombera. Un agenda est très utile pour aider les réunions à se dérouler sans heurts et efficacement.

Vous pouvez inciter votre équipe de direction à en créer une. Ou vous pouvez créer le vôtre en demandant autour de vous quels sont les points de discussion des dirigeants de la réunion.

2. Configurez votre modèle de compte rendu de réunion

Il sera plus facile d'ajuster vos notes numériques si des erreurs ou des modifications sont apportées. Si vous n'êtes pas un dactylographe fort, il peut être préférable de vous en tenir au stylo et au papier, puis de réécrire ce qui est le plus important plus tard.

Pour des notes numériques propres, vous pouvez essayer d'utiliser des modèles de newsletter que vous pouvez trouver en ligne pour rester organisé. Ils sont visuellement attrayants pour le partage (plus tard). Les notes numériques seront également plus faciles à distribuer en général.

Une autre option pour créer un contour numérique consiste à utiliser des tableaux dans Google Docs. Choisissez ou créez le bon modèle ou programme en fonction des informations à écrire.

3. Organisez ce que vous allez écrire

Chaque organisation et peut-être l'équipe disposera de modèles de recherche différents pour leurs comptes rendus de réunion. L'important est de décider quelles informations sont importantes et de créer une organisation claire autour de cela.

Vous voudrez peut-être consulter les membres de la réunion avant et après chaque réunion pour voir quelles sont leurs préférences pour le compte rendu de la réunion.

Voici quelques points importants à inclure dans votre compte rendu de réunion:

  • Date et l'heure
  • Participants
  • Minutes de la réunion précédente
  • Décisions prises, éléments d'action
  • Date et heure de la prochaine réunion

Il est important que les participants soient répertoriés pour pouvoir être tenus responsables et à des fins de tenue de registres. Vous pouvez également répertorier les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion et vous assurer d’avoir avec eux un compte rendu de vos réunions plus tard.

Pour les éléments d'action, assurez-vous de répertorier les étapes spécifiques à suivre et les responsables de chaque partie. Les éléments d'action doivent se distinguer de tout le contenu de leur propre section ou être placés en caractères gras. Ce sont probablement les points les plus importants de votre compte rendu de réunion.

Encore une fois, les membres de l'équipe peuvent souhaiter plus ou moins de contenu en fonction de vos premiers essais. Consulter avec eux pour savoir quoi d'autre devrait être inclus ou ce qui devrait être supprimé. Ils peuvent également préférer une mise en page de conception différente.

Prenez des commentaires avec un grain de sel et essayez d'obtenir un consensus de groupe autant que possible. Ce qu'une personne peut préférer peut ne pas être le meilleur pour tout le groupe.

4. Prenez de bonnes notes

Il existe de nombreuses méthodes de prise de notes, vous devrez donc trouver celle qui vous convient le mieux.

N'oubliez pas que vous n'avez pas besoin d'écrire chaque mot. Écrivez simplement une version abrégée de ce qui est important pour que les membres de la réunion puissent se souvenir plus tard.

Si vous avez peur de saisir toutes les informations importantes, vous pouvez même essayer d’enregistrer les notes avec votre téléphone ou votre ordinateur pour les consulter ultérieurement. Soyez minutieux, mais ne vous énervez pas.

Vous pouvez toujours demander à quelqu'un de revoir rapidement tout ce que vous avez manqué. Votre équipe vous sera reconnaissante lorsque vous demanderez des éclaircissements, car elle comprend l’importance d’avoir ces détails plus tard.

Si vous éprouvez de la difficulté à rester attentif, les procès-verbaux de votre réunion en souffriront probablement. Assurez-vous d'avoir suffisamment d'énergie en prenant un en-cas et en buvant avant. Éliminez les distractions comme votre téléphone. Vous devrez peut-être sacrifier assis à côté de votre collègue préféré si vous vous trouvez trop chuchotant.

Rappelez-vous simplement l'importance de votre tâche. Vous ne voulez pas être responsable de rater une décision ou une action importante.

Certains articles doivent avoir des dates d'échéance. Les mesures à prendre peuvent nécessiter les étapes énumérées à accomplir. Tous les éléments d'action doivent avoir un nom associé à ceux qui les accomplissent.

Si le responsable de la réunion ne parvient pas à attribuer un élément d'action à une personne ou à une date d'échéance, ils apprécieront que vous posiez la question. Steve Jobs d’Apple avait une «personne directement responsable» (DRI) pour chaque tâche assignée lors d’une réunion.

Les dates d'échéance et les noms assurent que les tâches sont accomplies. Ce n’est pas une liste d’épicerie, c’est une carte pour la semaine prochaine.

5. le rendre attrayant

A quoi servent les comptes rendus de réunion si personne ne veut les lire?

Vous devriez déjà avoir un modèle soigné et organisé. Ajoutez des éléments qui faciliteront la digestion, comme l'utilisation correcte des polices en gras et des italiques. Les polices en gras peuvent être utilisées pour les en-têtes de section ou pour mettre en évidence des informations très importantes.

N'utilisez pas trop de caractères gras, sinon il perdra sa valeur et deviendra encombré. Les polices colorées peuvent aussi souvent sembler collantes ou attirer trop d’attention; alors soyez prudent dans leur utilisation.

Une bordure colorée peut être efficace pour décrire une section importante de points d'action. Expérimentez et voyez ce qui fonctionne le mieux pour rendre vos comptes rendus de réunion attrayants.

En plus de mettre en évidence des informations importantes avec un design attrayant, vous pouvez améliorer votre image de marque sur le lieu de travail. En intégrant l'image de marque dans vos comptes rendus de réunion, vous pouvez inspirer une plus grande cohérence de la marque parmi les membres de votre équipe. Ils verront l’effort que vous faites et à quel point le matériel est attrayant, puis vous voulez l’appliquer à leurs propres résultats. Ajoutez le logo de votre organisation et les couleurs de la marque.

Surtout, gardez l’organisation des minutes digeste.

6. Distribuez les minutes

Vos comptes rendus de réunion doivent être distribués dès que possible après la réunion afin que les membres de l'équipe puissent travailler sur les points d'action. Ceci est également crucial pour quiconque aurait pu manquer la réunion.

Il est plus facile de distribuer les minutes numériquement par courrier électronique ou en fournissant un lien Google Doc que tout le monde peut consulter. Beaucoup de gens préfèrent encore une copie imprimée pour rester avec eux. De cette façon, ils peuvent prendre des notes et rayer physiquement les éléments au fur et à mesure de leur achèvement.

Vous pouvez soit avoir ceux disponibles à un endroit commun au bureau ou demander qui souhaiterait recevoir une copie imprimée.

Dernières pensées

Les procès-verbaux nécessitent un processus de dévouement et de perfectionnement. De temps en temps, vous entendrez probablement une plainte d’un collègue concernant quelque chose qui manque dans le procès-verbal de la réunion.

Ne le prenez pas personnellement. C’est une tâche difficile qui exige beaucoup de concentration et d’efforts. Il peut arriver que votre équipe n’apprécie pas pleinement le compte rendu de la réunion. Mais vous ne savez jamais quel jour ou quelle semaine ils auront vraiment des problèmes sans eux.

Votre tâche de prendre les procès-verbaux de la réunion est inestimable car vous gardez l’équipe responsable. Votre tenue des registres les rend plus efficaces car soyons honnêtes, les humains sont souvent oublieux. C’est grâce à vous que les réunions restent significatives au cours d’une semaine.

Bonne chance pour définir et affiner votre processus. Continuez à prendre des commentaires pour améliorer vos compétences et vos modèles. Chaque groupe est différent et préférera avoir différents types de procès-verbaux. Trouvez ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe.

Grâce à vos efforts, vous dirigez votre équipe vers une meilleure efficacité et responsabilité.

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