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6 façons de vous assurer de ne pas gâcher votre prêt PPP

Toutes nos félicitations. Vous avez déposé tous les documents pour votre prêt PPP (Paycheck Protection Program) et dans quelques jours, nous espérons avoir l'argent à la banque. Il est maintenant temps de commencer à planifier comment vous allez vous assurer d'utiliser correctement les fonds.

La partie la plus intéressante du prêt PPP est qu'il est pardonnable si vous en utilisez au moins 75% pour les coûts salariaux. Cela semble assez facile, mais gardez à l'esprit que le prêt sera souscrit par votre banque et lorsque le moment sera venu de rendre compte de la façon dont les fonds ont été utilisés, vous pouvez être assuré que vous devrez présenter une documentation solide. Il existe également de nombreuses nuances sur la façon dont vous devrez rendre compte de l'utilisation des fonds. Gâcher l'un de ces éléments peut vous coûter très cher lorsqu'il est temps de rendre compte de l'utilisation du produit du prêt.

C'est là que de nombreuses petites entreprises auront inévitablement des ennuis. La raison en est qu'ils n'ont pas les meilleures pratiques de paie, de comptabilité, de banque et de logiciel en place. C'est pourquoi c'est le bon moment pour se ressaisir; pour être franc, vous ne voulez vraiment pas foirer ça.

Voici quelques éléments à garder à l'esprit pour rendre ce processus de documentation aussi simple et complet que possible. Et, bien que cela puisse être évident, je le dirai de temps en temps plus tard, assurez-vous d'avoir un examen CPA et de guider chaque étape de votre démarche.

Obtenez un service de paie

Premièrement, si vous n'utilisez pas déjà un service de paie, c'est le moment d'en obtenir un. Par exemple, des services tels que Paychex ont automatiquement envoyé des feuilles de calcul à leurs clients qui disposaient de la documentation complète et de tous les calculs nécessaires pour demander et justifier la base d'un prêt PPP. Ce ne sont pas des services coûteux. Si vous n'avez que quelques employés, ils peuvent être inférieurs à 100 $ par mois. Vous devriez avoir un fournisseur de paie même si vous êtes le seul employé. Lorsqu'il sera temps de montrer qu'au moins 75% des fonds PPP ont été utilisés pour la paie, il n'y aura pas de fouille dans les registres et les comptes bancaires; tout sera là sur simple pression d'un bouton.

Toss The Shoebox

Deuxièmement, si vous n'utilisez pas de système de comptabilité en ligne, il est temps de le mettre en place également. Des produits tels que Quicken ou Freshbooks vous facilitent la vie infiniment en fournissant des rapports qui peuvent vous donner instantanément les chiffres dont vous aurez besoin, tels que les baux, les hypothèques, les déductions pour les bureaux à domicile, l'assurance maladie et les avantages sociaux qui devront être pris en compte dans calculer la remise de prêt. Par exemple, les frais d'assurance maladie des employés payés pour l'entreprise peuvent être inclus dans l'exigence de 75%.

Gardez vos fonds PPP séparés

Troisièmement, placez les fonds PPP dans un compte séparé. De cette façon, vous pouvez suivre précisément l'utilisation des fonds, même si cela signifie les transférer d'un compte à un autre, par exemple pour financer la paie. Pour être clair, il n'y a aucune obligation, légale ou autre, de le faire, mais vous voulez vous assurer de suivre cet argent avec le même degré de diligence que si vous pensiez que l'IRS allait auditer vos livres.

Soyez obsessionnel et suivez tout

Quatrièmement, créez un fichier redondant pour garder une trace de tout avec des détails incroyablement obsessionnels. Par exemple, des copies des talons de chèque de paie, des factures d'assurance maladie, des entrées dans un registre de chèques pour tout ce qui concerne la paie, les commissions, les coûts des prestations de soins de santé et du paiement des primes, les intérêts sur les hypothèques, le loyer et les services publics, les intérêts sur la dette que vous avez contractée avant février 15, 2020 et, si vous en avez un, un prêt SBA EIDL accordé du 31 janvier 2020 au 3 avril 2020.

Si vous êtes travailleur indépendant

Cinquièmement, si vous êtes un S Corp, gardez à l'esprit que vous devrez vous payer un salaire pour que les montants de votre compensation soient appliqués à l'exigence de 75% de remise de prêt. De nombreux propriétaires de S Corp souscrivent généralement des distributions au cours de l'année pour une partie de leur rémunération. Bien que ce soit un avantage d'un S Corp, il ne constitue pas une compensation salariale en ce qui concerne le PPP. Cependant, gardez à l'esprit que le programme PPP exclut la masse salariale de plus de 100 000 $ pour toute personne gagnant plus que cela pour l'année. Vous devriez consulter votre comptable pour savoir comment gérer votre salaire 2020 afin de pouvoir réclamer le montant maximum vers le seuil de 75%.

Obtenez un CPA, non vraiment, obtenez-en un maintenant

Sixièmement, obtenez un CPA. Je ne peux pas le dire avec force. Vous pouvez être fier du fait que vous effectuez vos propres déclarations de revenus, votre paie et votre comptabilité, mais ce n'est pas un domaine où vous voulez risquer de prendre une mauvaise décision. Les directives pour le PPP semblent changer quotidiennement. De petites erreurs peuvent vous coûter cher. Par exemple, si vous opérez selon la comptabilité de caisse et que vous effectuez votre paie en dehors de la période de huit semaines après le financement de votre prêt, vous pourriez finir par perdre le bénéfice de la remise. De nombreux systèmes de comptabilité en ligne incluent l'accès aux CPA dans le cadre de leur plateforme. Quoi que vous fassiez, assurez-vous de le faire sous la direction d'un CPA pour vous aider à maximiser vos avantages et votre adhésion aux conditions du prêt PPP.

Le programme PPP est l'un des plus grands investissements que nous ayons jamais faits en tant que pays pour les petites entreprises. Mais, comme pour de nombreux programmes gouvernementaux, il est essentiel de savoir comment respecter les règles pour l'utiliser à votre avantage.

Pour des conseils complets, visitez le site du Trésor américain qui détaille les dernières informations et informations sur le PPP et consultez toujours un expert-comptable agréé. Merci à Steve Nelson, CPA d'avoir fourni certains des conseils ci-dessus

Publié le: 13 avr.2020

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Les opinions exprimées ici par les chroniqueurs d'Inc.com sont les leurs, et non celles d'Inc.com.

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