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5 erreurs que vous faites lorsque vous dirigez des réunions

Pensez à la dernière réunion à laquelle vous avez participé. Était-ce efficace et ciblé? Cela a-t-il conduit à de grandes conversations, à des décisions claires et à des actions? Les gens se sentaient-ils satisfaits du temps qu'ils ont passé?

Si vous êtes comme la plupart des gens, les réponses sont «pas vraiment». Et si vous êtes comme la plupart des leaders, vous ne savez pas comment améliorer vos réunions.

En tant que coach exécutif pour les startups, j'ai le plaisir et la douleur d'observer des centaines de dirigeants lors de milliers de réunions. J'ai essentiellement un doctorat. dans les réunions. Au fil des ans, j'ai constaté que l'une des principales raisons de l'échec des réunions est que les dirigeants ne se préparent pas correctement.

Voici cinq façons courantes pour les dirigeants de ne pas organiser une bonne réunion, et comment vous assurer que vos réunions sont excellentes.

1. Ne pas avoir d'objectif clair

Cela peut sembler évident, mais dans mes conversations normales avec les dirigeants, ils citent l'ordre du jour lorsque je leur demande quel est le but de la réunion. Une question à vous poser pour vous assurer que vous avez un objectif fort: Qu'est-ce qui sera vrai à la fin de la réunion qui ne l'est pas maintenant? Assurez-vous maintenant de cadrer cela dans un verbe infinitif: communiquer, décider ou synchroniser quelque chose.

2. Ne pas "amorcer" votre équipe

Donner à votre équipe un moyen de ronger le sujet à l'avance les encourage à obtenir des données, à rassembler leurs idées et à se préparer pour la réunion. La meilleure façon de procéder consiste à envoyer un pré-travail. Envoyez à l'équipe quelque chose à lire ou des questions à réfléchir à l'avance sur ce que vous allez couvrir. Cela les prépare à participer.

3. Ne pas planifier comment vous allez structurer votre discussion

Les débats non surveillés se transforment en libre-pour-tout. Les rapports de situation incitent les gens à se déconnecter. Une personne qui domine la réunion écrase l'âme. Tout cela mène à des réunions qui se moquent.

Planifiez comment vous demanderez aux gens de participer. Vous pouvez prévoir du temps pour des concessions mutuelles, mais n'oubliez pas de façonner la conversation pour atteindre l'objectif.

4. Ne pas attendre de retour

L'une des règles de base que j'utilise pour animer des réunions est «un conflit est attendu». Si tout le monde est d'accord sur le sujet à traiter, il n'est pas nécessaire de se rencontrer. Planifiez et encouragez même les gens à dire des choses provocantes et contraires.

Cependant, lorsque les gens s'échauffent, les conflits peuvent être inconfortables. La façon de gérer cela est de réfléchir à l'avance à qui va probablement exprimer un point de vue contraire. Seront-ils en colère ou émotifs? Vont-ils refuser l'abandon même si tout le monde le voit différemment?

Essayez d'anticiper la réaction excessive de vos employés et préparez-vous à réagir pour les aider à exprimer leur point de vue, mais sans faire dérailler la réunion. La maîtrise des conflits est un super pouvoir de leadership et la pratique est la clé de l'excellence.

5. Ne pas se terminer par des actions

Le moyen le plus rapide de mettre à jour vos réunions? Prévoyez de bien finir. Lorsque vous négligez de terminer une réunion avec des étapes, des propriétaires et des délais clairs, vous courtisez le chaos.

Votre dernier point à l'ordre du jour devrait être «conclure et fermer». Assurez-vous que vous disposez de 10 minutes pour cela. Utilisez ce temps pour clarifier ce que vous avez décidé lors de cette réunion. Puis convenez de qui fera quoi, quand. Assurez-vous que quelqu'un l'écrit et l'envoie à tout le monde afin que vous verrouilliez les éléments d'action.

Lorsque vous utilisez ce cadre pour planifier vos réunions, vous augmenterez l'engagement et stimulerez également la progression de vos projets clés, ce qui est vraiment le but des réunions de toute façon.

Les opinions exprimées ici par les chroniqueurs d'Inc.com sont les leurs, pas celles d'Inc.com.

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