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5 erreurs commises lors de l’utilisation de la technologie de productivité

Il y a plus d'applications de productivité que jamais, mais ce n'est peut-être pas une bonne chose. Les logiciels destinés à créer des habitudes de productivité efficaces ou à gagner du temps peuvent constituer un élément précieux des outils de tout travailleur, mais ces mêmes applications peuvent en réalité vous rendre moins productif si elles ne sont pas utilisées correctement.

Des plates-formes de gestion des calendriers aux outils de collaboration, la technologie de productivité doit être optimisée pour obtenir les meilleurs résultats. Il suffit rarement de lire les instructions ou de suivre le didacticiel. Vous devez adapter votre technologie à tous les aspects de votre vie.

Il n’est pas surprenant que, compte tenu de l’omniprésence des technologies de productivité et du manque de conseils sur la façon de les utiliser, les gens commettent des erreurs. Il n’est pas toujours facile de dire exactement dans quelle mesure un logiciel peut réellement améliorer votre productivité (si tout cela se passe).

Bien qu'il n'y ait pas de solution miracle pour trouver la technologie de productivité appropriée, il existe quelques directives clés que vous pouvez suivre pour (ironiquement) éviter de perdre votre temps. Certaines erreurs à surveiller lorsque vous travaillez avec les technologies de productivité sont les suivantes:

1. S'attendre à un guichet unique

Cela semble parfait: une seule suite logicielle peut optimiser votre productivité tous les jours de votre vie. Malheureusement, il n’existe aucun logiciel de ce type. Si tel était le cas, toutes les autres technologies de productivité seraient en faillite.

Malgré l’impossibilité évidente, beaucoup d’utilisateurs continuent d’approcher les technologies de la productivité avec cette attitude. S'attendre à ce qu'une seule application résolve tous vos problèmes de productivité va inévitablement conduire à la déception et augmenter votre frustration davantage que votre productivité. Au lieu de cela, isolez des aspects spécifiques de votre vie avec lesquels vous aimeriez être plus productifs. Peut-être aimeriez-vous modifier votre écriture plus rapidement ou faciliter la facturation; recherchez un logiciel qui vous aide spécifiquement dans ces tâches.

2. Investir dans la surcharge de l'application

Bien qu'il soit important de trouver la bonne quantité de technologie pour répondre à vos besoins de productivité, veillez à ne pas aller trop loin. Il peut être tentant de rechercher toutes les applications possibles afin de maximiser votre productivité dans tous les aspects de votre vie, mais le résultat est souvent le contraire.

Essayer de maintenir trop de technologie entraîne beaucoup de traînée - le temps passé à gérer des technologies censées vous faire gagner du temps. Pour éviter cela, concentrez-vous sur les quelques aspects de votre vie qui ont le plus potentiel d'amélioration et abordez-les avant de passer aux autres. Se concentrer sur quelques applications à la fois empêche que les choses ne deviennent trop incontrôlables. Être submergé peut vous amener à abandonner votre technologie de productivité - ce n'est clairement pas le problème.

3. Garder pour vous

Une chaîne est aussi forte que son maillon le plus faible, ce qui concerne également la productivité. Maximiser votre productivité personnelle est une bonne chose, mais il peut être difficile d’aller de l’avant sans que certaines personnes autour de vous adoptent certaines des mêmes habitudes.

Pensez aux technologies de productivité que vous utilisez qui ne sont pas spécifiquement ciblées, telles que les calendriers intelligents ou les logiciels de gestion de projets. Si vous et vos collègues avez tous eu accès aux calendriers de chacun, organiser des réunions serait un jeu d'enfant. Partager votre calendrier avec votre conjoint, vos partenaires commerciaux ou vos collègues importants - comme votre avocat ou votre comptable - peut également vous faciliter la vie. Si vous trouvez une application qui fonctionne vraiment pour vous, partagez-la avec les autres dans votre vie - cela peut vous rendre plus productif à la fin.

4. Obtenir des conseils - et ne pas les prendre

Les outils axés sur l’analyse font désormais partie intégrante des technologies de la productivité. Il peut être très utile de savoir comment votre temps est utilisé si vous souhaitez le dépenser plus judicieusement. Malheureusement, la plupart des applications vous fournissent simplement des données sur la manière dont votre temps est utilisé, et il vous appartient de mettre ces chiffres en action.

De temps en temps, examinez vos chiffres d'analyse avec une certaine intentionnalité. Examinez votre emploi du temps et pesez le temps passé à faire certaines choses par rapport à la façon dont vous en tirez profit. La technologie de la productivité est un gaspillage si elle n’a pas d’impact concret sur votre vie. Assurez-vous donc de mettre en pratique certaines des informations que vous recevez.

5. Ne pas le rendre personnel

Internet regorge de listes des meilleures applications de productivité, des meilleurs moyens pour augmenter votre productivité, des meilleurs moyens de multitâche dans l'oubli. Aussi utiles que peuvent être de telles ressources, elles sont écrites par des personnes qui ne vous connaissent pas, qui connaissent mal vos besoins ou votre emploi du temps personnel.

Avant de chercher votre prochain logiciel de productivité, faites le point sur ce dont vous avez besoin. Imaginez vos applications de productivité idéales: quelles sont leurs fonctionnalités? Combien coûtent-ils? A quoi ressemble leur design? Gardez ces qualités à l'esprit et essayez de trouver des produits qui correspondent à ce que vous recherchez. La meilleure application de productivité sera toujours celle qui répond à vos besoins.

Le paysage technologique est inondé de toutes sortes de produits prétendant augmenter la productivité, mais tous ne fonctionneront pas vraiment pour vous. Pour éviter de perdre un temps précieux, recherchez des produits qui répondent à vos besoins.

Les opinions exprimées ici par les chroniqueurs d’Inc.com sont les leurs, pas celles d’Inc.com.

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