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5 astuces pour organiser des réunions qui respectent le temps de chacun

Quand quelqu'un dit qu'il y a trop de réunions, il dit que les personnes qui organisent ces réunions ne prêtent pas attention à tous les autres travaux importants qui se préparent. Les employés assistent à plus de réunions que leur charge de travail ne le permet, ce qui les oblige à prendre du temps sur les pauses, les vacances et les familles pour pouvoir effectuer le travail nécessaire à l'obtention de leur salaire.

Lorsqu'une personne se plaint de perdre du temps dans des réunions * improductives *, elle dit que le responsable de la réunion n'a pas suffisamment respecté l'équipe pour planifier une réunion productive. Un leader pressé peut prétendre qu'il n'a tout simplement pas le temps d'élaborer un plan pour la réunion, ce qui ne fait qu'aggraver la situation car il est désormais très clair que le temps du chef est précieux, mais qu'il est acceptable de gaspiller tout le monde.

Les organisations performantes organisent les bonnes réunions avec les bonnes personnes au bon moment. Ils respectent le temps passé par les employés dans les réunions et veillent à ce qu'il soit utilisé de manière productive.

Il est important de commencer et de finir à l'heure, tout comme le partage équitable du temps de la réunion. Peut-être plus important encore, les dirigeants attentionnés planifient des réunions qui minimisent les perturbations des autres travaux et évitent d'incommoder des participants inutiles.

Voici cinq façons d’instaurer le respect dans la planification de vos réunions.

1. Planifiez des réunions à des heures de transition naturelles afin de minimiser le temps de commutation des tâches.

Une planification efficace améliore la mise au point pendant les réunions, réduit les coûts de commutation de tâches et augmente le temps de mise au point pour d'autres tâches. Le changement de tâche est le temps nécessaire pour déplacer votre attention d'une tâche à une autre et pour vous reconcentrer. La pénalité liée au temps de commutation des tâches peut nécessiter 10 à 50 minutes supplémentaires de la journée.

Les réunions ont lieu à l'aube, juste avant la pause de midi, et correspondent en fin de journée aux heures où le travail est déjà naturellement perturbé. Cela crée juste une, plutôt que deux, interruptions de commutation de tâches pour chaque réunion.

2. Planifiez des réunions avec suffisamment de temps pour vous préparer.

Pour que le temps de la réunion soit productif et concentré, tout le monde devra être préparé. Ils auront besoin de temps pour examiner l'ordre du jour, lire les rapports et examiner les questions qu'ils poseront.

Les réunions planifiées au moins deux jours à l'avance donnent aux gens le temps de se préparer.

3. Laissez du temps entre les réunions pour les transitions.

Les réunions productives commencent à l'heure, ce qui devient impossible lorsque les personnes manquent du temps nécessaire pour quitter une réunion et se rendre à la suivante.

Les jours où plusieurs réunions sont planifiées, la planification des réunions doit se terminer au moins 10 minutes avant le début de la réunion suivante, afin que les personnes aient le temps de faire la transition en douceur. C'est assez de temps pour faire un petit tour aux toilettes et renvoyer quelques messages urgents, ce qui fait toute la différence pour la capacité de chacun à se concentrer.

4. Bloquez des journées complètes ou des demi-journées comme "Pas de réunion".

Les personnes très performantes bloquent régulièrement le temps qu’elles souhaitent consacrer au travail qu’elles souhaitent accomplir. Connu sous le nom de blocage du temps, vous pouvez multiplier cet avantage dans tout le groupe avec un temps de mise au point désigné sans réunion.

Cela permet à chacun de savoir qu'il peut compter plusieurs heures consécutives pour effectuer un travail individuel chaque semaine, ce qui facilite la planification, réduit l'anxiété et augmente la productivité. Ceci est particulièrement important pour les travailleurs du savoir qui ont besoin de beaucoup de temps ininterrompu pour faire leur travail de manière optimale et "se mettre au courant".

Par exemple, notre équipe laisse les réunions du mardi et du vendredi libres.

5. Rendre les réunions facultatives.

Enfin, le moyen le plus simple de respecter le temps de chacun est de respecter leur jugement quant à la meilleure utilisation de ce temps. Si votre équipe estime qu'il y a trop de réunions, faites-leur savoir qu'elles peuvent choisir de ne pas participer à une réunion qu'elles jugent inutile pour leur travail.

Et, s'ils sentent qu'une réunion n'est pas productive, embrasse "la loi des deux pieds". Vous pouvez ainsi quitter une réunion en toute tranquillité lorsque vous réalisez que ce n'est pas une bonne utilisation de votre temps.

Si votre organisation a du mal à garder les réunions improductives hors du calendrier, la mise en œuvre de quelques-uns de ces conseils en tant que règles enverra un puissant message de respect. Lorsque vous travaillez pour planifier des réunions qui respectent le temps de chacun, vous gagnerez en recrutant plus d'employés engagés et loyaux qui mettront ce temps à votre service.

Les opinions exprimées ici par les chroniqueurs d’Inc.com sont les leurs, pas celles d’Inc.com.

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