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12 compétences efficaces en gestion du temps pour les gestionnaires

Trouver un manager efficace et performant qui ne sait pas bien gérer son temps et ses employés, c'est un peu comme chercher une licorne. Vous ne le ferez pas, car ils n'existent pas. Chaque personne a le même nombre d’heures dans la journée pour accomplir les tâches qui requièrent son attention. La façon dont vous utilisez votre temps déterminera en fin de compte si vous réussissez ou non à accomplir ces tâches.

Que vous soyez un nouveau responsable ou que vous ayez simplement besoin d’un cours de recyclage, l’apprentissage et l’application de compétences appropriées en gestion du temps contribueront grandement à votre réussite professionnelle.

Avant de passer aux compétences en matière de gestion du temps des gestionnaires, discutons du «pourquoi» et du «quoi» en matière de gestion du temps. La gestion du temps est simplement un moyen d’organiser la meilleure utilisation des 24 heures par jour pour accomplir des tâches personnelles et professionnelles.

La matrice Eisenhower, développée par le président américain Dwight Eisenhower, divise la gestion du temps en quatre groupes:

Commencez par programmer, déléguer et ne pas faire.

Toutes les compétences de gestion du temps se situent quelque part dans cette matrice. Apprendre à bien répartir votre temps et vos tâches vous permettra d’atteindre vos objectifs et de diriger avec succès votre équipe, sans perdre pour autant votre santé mentale.

1. Savoir planifier correctement ses objectifs

Benjamin Franklin a dit un jour:

"Si vous ne parvenez pas à planifier, vous prévoyez d'échouer."

Le père fondateur a vraiment mis le doigt dessus et il est essentiel d’apprendre à bien planifier les objectifs de votre équipe. En ce qui concerne les objectifs, vous devez définir des objectifs quotidiens, hebdomadaires, mensuels et même annuels qui peuvent être divisés en tâches gérables.

Par exemple, si vous avez pour objectif d'augmenter le trafic sur le site Web de l'entreprise de 10% au cours d'une année, vous devez définir des jalons mesurables toutes les semaines, tous les mois et tous les six mois pour que l'objectif soit atteint. .

Consultez ces guides pour définir des objectifs à court et à long terme:

2. Une bonne communication fera la différence

Une bonne communication peut faire ou défaire toute relation, personnelle ou professionnelle, et la communication en pâtit souvent lorsqu'un responsable est en train de gérer son temps. Toutefois, si un responsable prend le temps d’écouter et de communiquer clairement avec son équipe et ses clients, cela peut faire toute la différence pour le succès d’une entreprise.

Assurez-vous de communiquer régulièrement avec les membres de votre équipe pour vous assurer qu'ils respectent les jalons clairement définis. Un responsable qui communique clairement et régulièrement avec les clients est également plus susceptible de développer leur activité. Assurez-vous de tirer le meilleur parti de votre temps avec une communication réfléchie.

Découvrez les 7 moyens d'assurer une communication efficace au travail.

3. La bonne organisation est la clé

Une organisation solide impliquant à la fois des tâches déléguées et votre espace de travail réel est cruciale pour une gestion efficace du temps des gestionnaires. Si votre équipe est désorganisée et que les gens ne savent pas exactement quelles tâches ils ont à faire ou à qui demander de l'aide, tous les objectifs fixés en souffriront.

Une bonne communication et une bonne organisation vont de pair pour tirer le meilleur parti de son temps.

En ce qui concerne l’organisation de votre espace de travail, eh bien, si vous voulez garder votre chambre à coucher en désordre à la maison, c’est votre affaire, mais la désordre n’a pas sa place dans les affaires. Chaque minute que vous recherchez un fichier égaré est une minute perdue qui aurait pu être mieux utilisée.

Pourquoi ne pas jeter un coup d’œil à ces 15 meilleurs conseils d’organisation pour une organisation bureautique et en faire plus?

4. Une délégation efficace, c'est tout

Une délégation efficace vous aidera à configurer les membres de votre équipe pour qu'ils travaillent avec confiance et efficacité. En tant que responsable, il vous appartient de déterminer qui parmi votre personnel convient le mieux à quelle tâche et d’attribuer les responsabilités qui s’y rapportent. Ne pas prendre en charge et déléguer les tâches ne fera que perdre du temps à vous et aux membres de votre équipe.

En déléguant avec soin différentes tâches et en veillant à ce que votre personnel dispose de tout le nécessaire pour s’acquitter de ces tâches, les membres de l’équipe auront moins besoin de vous quand il s’agira de faire le travail.

Apprenez l'art de la délégation dans ce guide: Comment déléguer le travail de manière efficace (Le guide définitif pour les dirigeants)

5. Planifiez les bonnes tâches au bon moment

Si vous construisiez une voiture, vous ne voudriez pas commencer par installer le système audio avant que le cadre ne soit en place, n'est-ce pas?

Le premier bloc de la matrice Eisenhower est Do First, ce qui signifie décider quelles sont les tâches principales que vous devez assommer avant de passer à autre chose. Il peut s’agir de petites choses telles que répondre à une requête de votre patron ou d’être plus volumineuses, telles que la finalisation des plans pour une nouvelle stratégie de médias sociaux.

Le but est de vous assurer que vous apprenez à hiérarchiser les tâches les plus importantes de chaque jour, combien de temps il vous faudra pour les accomplir et quand elles doivent être traitées.

Voici une technique pour vous aider à hiérarchiser les tâches: comment hiérarchiser correctement en 10 minutes et travailler 10 fois plus rapidement

6. Apprendre à reconnaître les pièges multitâches

Tout le monde a plusieurs choses à faire, mais lorsque nous essayons de jongler avec toutes ces choses en même temps, certaines sont inévitables. C’est beaucoup trop facile de commencer à travailler sur une tâche, puis de vous connecter à votre courrier électronique, car vous avez reçu un ping sur votre téléphone. Ceci est terrible pour briser votre concentration et oblige simplement votre cerveau à jouer le rattrapage.

Réservez plutôt des blocs de temps spécifiques dans la journée pour vérifier et répondre aux e-mails. En vous concentrant sur une tâche à la fois, vous finirez le travail plus tôt et lui accorderez toute l’attention de votre cerveau.

Essayez ces 9 conseils sur la gestion multitâche qui amélioreront votre productivité.

7. Apprendre à donner la priorité non seulement à votre temps, mais également à aider les employés à donner la priorité à leur temps

Nous pourrions penser que nous consacrons huit heures par jour aux tâches essentielles de notre travail, mais la recherche montre que ce n’est pas le cas en général. Vous pouvez aider votre équipe à tirer le meilleur parti de son temps (et du vôtre) en effectuant de temps en temps un audit du temps. Prévoyez un jour où votre personnel fera le suivi de ce qu’il fait et combien de temps il passe.

Assurez-vous que cet exercice a pour but d’aider les employés à long terme et non d’éliminer les travailleurs pauvres. Espérons que si vous disposez de suffisamment de données, votre équipe et vous pourrez mieux déterminer ce qui fonctionne et comment éviter tout retard ou interruption de travail.

9. Garder les apparences peut aller très loin

Tout comme les marins se tournent vers leur capitaine pour obtenir des conseils en cas de tempête, vos employés doivent avoir le sentiment que vous gérez bien votre temps. Si, à chaque fois que vos employés vous approchent, vous êtes pressé et pressé, ils ont plus de chances de ne pas venir vous voir à propos de questions importantes.

Il peut arriver que vous ayez du mal à tout concilier, mais garder l’apparence d’un manager qui maîtrise son jeu de la gestion du temps peut réellement aider les autres à gérer leur temps efficacement.

10. Savoir quoi faire quand votre assiette est trop pleine

Un peu de pression et une échéance peuvent être un puissant facteur de motivation quand il s’agit de faire chier et de faire avancer les choses. Si vous trouvez que votre liste d’emplois «incontournables» est un peu trop longue, cela pourrait être un indicateur de deux choses:

Une possibilité est que vous ne gérez pas votre temps aussi efficacement que vous le pourriez. Si tel est le cas, retournez au début et passez en revue.

Même le meilleur manager a ses limites et la journée ne compte que quelques minutes. Un bon manager n’essaie pas de faire toutes les tâches qui s’imposent. Ils savent comment utiliser au mieux leur personnel pour veiller à ce que les objectifs soient atteints et savent quand leur charge de travail est saturée.

11. Comprendre la règle des 80/20

Selon le principe de Pareto, mieux connu sous le nom de règle des 80/20, 80% des résultats proviennent de seulement 20% des actions. Les 20% restants proviennent de… vous l'avez deviné, 80% des actions.

Pour ce qui est de la manière dont tout cela entre dans la gestion du temps d’un gestionnaire efficace, eh bien, la priorité doit être faite, aucune excuse prioritaire pourrait ne représenter que 20% de votre travail, mais ils produiront les plus grands résultats. Les 80% restants des tâches peuvent probablement être délégués par le personnel de votre équipe.

12. N’ayez pas peur de faire une pause au besoin

Si vous travaillez comme un train de marchandises toutes les secondes de la journée sans prendre quelques minutes pour prendre un peu de recul et respirer, vous allez vivre une crise de surmenage. L'épuisement professionnel est ce tueur sournois de la gestion du temps qui surgit lorsque vous essayez de vous assurer que pas une minute ne soit consacrée au travail. Le résultat est que vous aurez bientôt moins d’énergie et de concentration et que votre travail finira par avoir un impact négatif sur votre santé mentale.

Planifier le temps d'arrêt pour vous-même est important. Encouragez donc vos employés à prendre des pauses et n’oubliez pas de les prendre vous-même. Quelques pauses tout au long de la journée de travail peuvent vous aider à bien comprendre votre état d'esprit pour tirer le meilleur parti de votre temps.

Dernières pensées

Il est facile de s’imprégner du «quotidien» de l’entreprise et de développer des habitudes malsaines en tant que dirigeant. Concentrez-vous sur les recommandations de cet article et passez du temps à responsabiliser votre équipe. Non seulement la productivité globale augmentera, mais vous deviendrez rapidement un leader stellaire et respectable.

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Crédit photo présenté: Système de gestion des visiteurs Proxyclick via unsplash.com

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