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10 façons pratiques de moins, c'est plus

Un problème de productivité que je rencontre plus fréquemment que les autres est la conviction que faire plus de travail est bien et moins, c'est mal. Cependant, la réalité est un peu plus complexe que de juger de l'efficacité en fonction de la quantité de travail produite par une personne ou une organisation.

En usine, c'est une bonne chose si vous pouvez augmenter le nombre d'unités produites tout en réduisant les coûts ou, à tout le moins, sans augmenter les coûts. Moins c'est plus de principe au travail - moins d'entrée pour produire plus de sortie.

Et nous pouvons créer la même idée pour notre productivité. Tirer parti de nos compétences, de notre savoir-faire et de notre créativité pour produire d'excellents volumes de travail en entrant moins et en produisant plus.

Donc, voici 10 façons de moins, c'est plus:

1. Plus vos courriels sont courts, plus ils deviennent efficaces

Lorsque vous écrivez un e-mail de plus de trois paragraphes, votre e-mail sera le dernier e-mail lu par les destinataires - s'il est lu du tout. Personne ne veut lire un long e-mail et même si vous êtes le patron, il est probable que le premier paragraphe sera lu pour déterminer si l'e-mail est urgent et sinon les destinataires ne vont probablement pas aller plus loin.

Si vous souhaitez que vos e-mails soient lus et répondent rapidement, écrivez moins. Vous recevrez des réponses plus rapides et vous en ferez beaucoup plus.

2. Le moins d'emails que vous écrivez, le moins que vous recevez

Simple, mais très efficace. Les personnes qui reçoivent le plus d'e-mails sont celles qui envoient le plus. Si vous avez du mal à garder le contrôle de vos e-mails, regardez le nombre d'e-mails que vous envoyez.

Avant de décider qu'un e-mail serait le meilleur moyen de communiquer votre message, demandez-vous: comment pourriez-vous transmettre ce message au mieux? Un appel téléphonique serait-il plus efficace? Ou peut-être que vous lever de votre chaise et marcher dans le couloir pour parler à la personne obtiendrait plus rapidement le résultat souhaité.

Les e-mails sont souvent cités comme le plus grand frein à l'efficacité et à la productivité d'une personne, alors écrivez moins d'e-mails, recevez moins d'e-mails et faites plus de votre travail important.

3. Créez des présentations plus courtes et le public se souvient de plus

Avez-vous déjà assisté à une présentation d'une heure contenant des centaines de points, de chiffres et de diapositives? Quelle a été l'efficacité de cette présentation? De quoi vous êtes-vous souvenu par la suite? Probablement très peu. Lorsque vous vous concentrez sur moins de points, votre public se souvient de bien plus.

Il est très difficile de garder une présentation simple. Vous devez décider quoi garder et quoi retirer. Mais, si vous vous concentrez sur pas plus de trois points, vous constaterez que votre public se souvient bien plus que si vous essayez de vider plusieurs points et numéros sur eux.

Et de plus, si vous terminez votre présentation tôt et donnez à votre public dix à vingt minutes auxquels il ne s’attendait pas, vous allez vous faire beaucoup de nouveaux amis.

4. Modifiez les heures de réunion par défaut de 60 minutes à 30

Cette astuce fonctionne à chaque fois. Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi les réunions semblent toujours être programmées pour une heure? C'est parce que les blocs de calendrier ont toujours duré une heure. Ce n'est pas parce que les meilleures rencontres durent une heure. Certaines des meilleures réunions auxquelles j'ai assisté ont duré moins de 15 minutes.

Lorsque vous modifiez votre heure de réunion par défaut de 60 minutes à 30, vous constatez que vos réunions commencent et se terminent à l'heure plus fréquemment, plus de personnes y assisteront, vous arriverez au point beaucoup plus rapidement et plus d'informations seront conservées car les personnes sont invitées à se souvenir de beaucoup Moins.

5. Planifiez moins de travail

Celui-ci peut sembler contre-intuitif, mais ce que j'ai trouvé, c'est l'évaluation des gens sur la quantité de travail qu'ils peuvent faire chaque jour ne reflète pas exactement la réalité. Ainsi, une personne peut avoir une liste de tâches quotidiennes de plus de 20 tâches et ne parvient à terminer que 10 de ces tâches.

Ne pas accomplir les tâches que vous vous fixez chaque jour vous donne un sentiment de stress et de surmenage, ce qui signifie que votre énergie diminue et que vous vous sentez moins enthousiasmé par la journée et votre travail.

Au lieu de cela, essayez de planifier la moitié de la quantité de travail que vous feriez normalement et si vous avez terminé tôt, passez aux tâches de demain. Cela vous laissera beaucoup plus énergique et positif à propos de votre travail et de votre journée.

6. Créez moins d'objectifs

Semblable à la planification de moins de tâches par jour, vous donner moins d'objectifs chaque année fonctionne également.

Au début de la vingtaine, je me souviens avoir commencé l'année avec une liste de 10 à 15 résolutions du Nouvel An et avoir échoué à chacune d'elles. Ce n'est que lorsque j'ai établi seulement 2 ou 3 objectifs principaux pour l'année que j'ai commencé à atteindre mes objectifs de manière plus cohérente.

C'est parce que je me concentrais sur moins et cela m'a donné plus de concentration pour me concentrer sur quelques choses qui importaient. C'est un peu comme ces douches qui vous permettent d'ajuster le débit d'eau à travers la tête. Vous pouvez avoir de l'eau couvrant une zone plus large, mais cela vous laisse avec un jet d'eau beaucoup moins puissant, ou vous pouvez l'ajuster pour que plus d'eau sorte sur une zone plus petite, vous donnant un jet d'eau beaucoup plus puissant.

La mise au point fonctionne de la même manière. Lorsque vous vous concentrez sur une zone plus petite - moins d'objectifs - votre concentration est beaucoup plus puissante.

7. Manger moins vous donne plus d'énergie

C'est une des choses étranges de la vie. On nous dit, dès le plus jeune âge, que la nourriture nous donne de l'énergie. Et cela, dans l'ensemble, est vrai. Mais aujourd'hui, nous mangeons beaucoup plus de nourriture que ce dont nous avons besoin et pour transformer cette nourriture, elle consomme beaucoup de ressources énergétiques.

Je suis sûr que vous avez tous eu un grand déjeuner avec du riz ou des pommes de terre ou une autre forme de glucides dans le passé, pour vous sentir très fatigué et endormi l'après-midi. Êtes-vous efficace à ce moment-là? Pas très.

Si vous aviez eu un déjeuner plus petit, vous vous seriez senti beaucoup plus vivant et énergique et capable de faire plus de travail.

Donc, moins de nourriture équivaut à plus d'énergie. Plus d'énergie équivaut à plus de travail.

8. Prenez moins de décisions

Il y a quelques années, alors qu'il y avait un débat sur la question de savoir si les téléphones iPhone ou Android étaient meilleurs, je me souviens avoir été informé par un de mes amis amoureux d'Android qu'Android vous avait donné beaucoup plus de choix sur l'apparence de votre téléphone. Et il avait raison. Vous pouvez télécharger des milliers de thèmes et de couleurs différents. Tout avait l'air merveilleux.

Bien sûr, le problème était qu'il y avait beaucoup trop de choix, alors vous êtes devenu paralysé quant à celui qui serait le meilleur. Vous avez passé des heures à essayer de nouveaux thèmes et schémas de couleurs et toutes ces heures passées à tester et à essayer se faisaient au détriment de faire autre chose de plus significatif.

Ma décision de rester avec l'iPhone m'a donné moins de choix, mais plus de temps pour travailler sur des choses plus significatives.

La fatigue de décision ralentit votre capacité à prendre les bonnes décisions dans la journée et donc vous donner moins de choix signifie que votre capacité à prendre les bonnes décisions tout au long de la journée dure beaucoup plus longtemps.

Astuce bonus: réduisez le nombre d'applications que vous utilisez. Une application de messagerie, une application d'écriture, une application de notes, etc. Cela signifie que lorsque vous devez écrire quelque chose, vous ouvrez votre application d'écriture. Parce que vous n'en avez qu'un, vous n'avez aucune décision à prendre. Même chose avec les applications de notes et les e-mails.

9. Lorsque vous voyagez, transportez moins de bagages

Moins vous transportez de bagages lorsque vous voyagez dans les aéroports, plus vous montez et sortez rapidement. Si vous ne pouvez voyager qu'avec un seul sac de cabine, vous naviguez dans les aéroports et vous disposez de beaucoup plus de temps pour profiter de votre destination.

Et soyons honnêtes ici, combien de fois avez-vous voyagé avec des valises et des bagages de cabine pour découvrir que lorsque vous êtes rentré chez vous, vous n'avez utilisé qu'une fraction de ce que vous avez pris avec vous?

Alors faites moins de bagages et donnez-vous beaucoup plus de temps pour profiter des endroits que vous visitez.

10. Travail moins d'heures

Il existe une loi appelée loi de Parkinson qui stipule:

"Le travail se dilate de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement."

Cela signifie que si vous vous donnez deux heures pour terminer une tâche, il vous faudra 2 heures pour la terminer. Cependant, si vous vous donnez juste une heure pour accomplir la même tâche, cela ne vous prendra qu'une heure.

Lorsque vous appliquez la loi de Parkinson à votre travail, vous constatez que vous commencez à accomplir des tâches qui prenaient auparavant une heure ou deux en une fraction de ce temps. Ainsi, lorsque vous réduisez le temps disponible pour faire votre travail, vous obtenez plus de travail pendant ce temps.

Une expérience a été réalisée par un de mes clients qui avait 24 employés dans leur bureau de Séoul et 24 membres dans leur bureau de Paris. Leur travail consistait à localiser les campagnes publicitaires dans leurs pays respectifs.

Au bureau de Paris, les horaires de travail contractuels étaient strictement respectés. Ils ont commencé à travailler à 8h30 et ont terminé à 17h30. Au bureau de Séoul, la culture était beaucoup plus détendue quand ils ont fini de travailler. Souvent, ils restaient jusqu'à 19 heures pour pouvoir dîner avec des collègues.

Ils ont découvert que le bureau de Séoul avait besoin de plus d'heures (en moyenne 7 heures supplémentaires par semaine et par employé) pour effectuer le même travail que le bureau de Paris. Cela était dû à une culture de travail différente. À Paris, les gens travaillaient à leurs heures contractuelles. À Séoul, ils étaient beaucoup plus détendus au sujet des heures contractuelles et travaillaient à un rythme moins agité.

C'était un exemple clair de la loi de Parkinson en jeu.

Dernières pensées

Le principe du moins c'est plus est tout autour de vous. Je vous ai donné 10 exemples ici et vous ai montré pourquoi cela fonctionne. Vous pouvez en trouver d'autres liés à tous les domaines de votre vie.

Lorsque vous appliquez ces principes à d'autres domaines de votre vie, vous constaterez que vous avez plus de temps pour faire plus de choses que vous aimez faire.

Si vous souhaitez en savoir plus sur «moins c'est plus», consultez ces articles:

Crédit photo en vedette: Olia Gozha via unsplash.com

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